Dopłaty, weryfikacje przesyłek (poradnik kurierski)

Dopłaty do przesyłek kurierskich.

Z koniecznością dopłaty do wcześniej zapłaconej ceny za usługę kurierską mamy do czynienia jeżeli rzeczywiste parametry paczki okazały się inne (większe) od zadeklarowanych.

Zamawiając kuriera przez internet, niezależnie od firmy czy serwisu kurierskiego, proces składania zamówienia wygląda bardzo podobnie. Na stronie internetowej wypełniamy formularz, w którym "opisujemy" paczkę - jej parametry, czyli podajemy wagę rzeczywistą [kg] oraz trzy wymiary: długość, szerokość i wysokość [cm]. Dodatkowo wybieramy jedną z opcji rodzaju opakowania i/lub jego kształtu, co w efekcie kwalifikuje paczkę jako standardową lub niestandardową.

Na podstawie podanych przez nas parametrów serwis kurierski automatycznie wycenia naszą przesyłkę wg aktualnego cennika. Do wyceny uwzględniane są przede wszystkim takie parametry:

- waga rzeczywista,

- trzy wymiary paczki, przy czym równie istotny jest każdy z trzech wymiarów - na ich podstawie paczka jest kwalifikowana jako standardowa, paczka niestandardowa, dłużyca lub przesyłka paletowa. Zależnie od firmy kurierskie oraz przyjętych przez sposobach kwalifikacji paczki o przekroczeniu wymiarów może decydować nie tylko długość poszczególnych boków, ale również suma ich długości, suma dlugości i obwodu, czy suma dwóch najdłuższych boków.

- waga wymiarowa wynika z objętości paczki obliczonej na podstawie podanych wymiarów.

- kształt i rodzaj opakowania, a również zawartość (np. płyny) lub oznaczenia paczki typu "góra / dół" czy "ostrożnie"

Na podstawie takich danych zadeklarowanych przez zleceniodawcę broker wycenia usługę i następnie opłacamy ją - najczęściej za pomocą tzw. szybkich płatności online.

Kto weryfikuje przesyłki?

Następnie kurier odbiera przesyłkę, przewozi ja do oddziału firmy kurierskiej, a stamtąd jest ona transportowana do sortowni centralnej, w której każda przesyłka trafia na tzw. sorter. Jego główną funkcją jest sortowanie, czyli odczytanie z etykiety paczki danych o miejscu docelowym i właściwe skierowanie paczki do dalszej drogi.

Jednocześnie sorter ma też inna funkcję - podczas swojej "podróży" po taśmociągu sortera, każda paczka w międzyczasie jest ważona i mierzona za pomocą skanerów. Odbywa się to automatycznie i w przypadku stwierdzenia, że parametry zadeklarowane są niższe od zmierzonych, fakt ten jest odnotowywany w systemach informatycznych firmy kurierskiej, a następnie jest uwzględniany w rozliczeniach między firmą kurierską a płatnikiem, w tym przypadku brokerem.

Przesyłkę do weryfikacji może zgłosić też kurier - tak zdarza się w sytuacji jeżeli kurier odbierając lub doręczając przesyłki zauważa znaczące różnice między rodzajem usługi liście przewozowym lub etykiecie, a faktycznymi gabarytami lub wagą paczki / palety.

Dlaczego naliczane są dopłaty?

W skrajnych przypadkach nawet z pozoru bardzo mała różnica rzędu np. 1 kg czy nawet 1 cm długości może spowodować, że paczka ostatecznie zostanie wyceniona wg innego, wyższego przedziału wagowego (waga rzeczywista lub wymiarowa) lub z racji przekroczenia wymiarów standardowych, paczka zostanie zakwalifikowana jako niestandardowa.

W szczególności duża różnica w wycenie może dotyczyć przesyłek o małej wadze rzeczywistej, ale dużych wymiarach, które przy składaniu zamówienia zostaną zaniżone. W takim przypadku pierwotna wycena oparta o niską wagę rzeczywistą i małe wymiary, może zostać skorygowana do dużo wyższej wagi wymiarowej wynikającej z faktycznych wymiarów przesyłki. Poza wyceną z wyższej wagi wymiarowej może również okazać się, że rzeczywiste wymiary przesyłki kwalifikują ją do przesyłki niestandardowej lub dłużycowej.

Dlaczego informacja o weryfikacji dociera z dużym opóźnieniem?

Korzystając z usług pośredników / brokerów kurierskich, w przypadku weryfikacji przesyłki musimy liczyć się również z tym, że informacja o weryfikacji i konieczności dopłaty może dotrzeć do nadawcy z dużym opóźnieniem. Firma kurierska najczęściej mimo weryfikacji przesyłki doręcza ją do odbiorcy w normalnym trybie. Natomiast informację o fakcie weryfikacji broker (dla firmy kurierskiej klientem, zleceniodawcą i płatnikiem jest broker) otrzymuje dopiero przy okazji jego faktury za dany okres wraz z okresowym zestawieniem wszystkich jego przesyłek. Jeżeli jest to np. miesięczny cykl rozliczeniowy, to informację taką broker pozyska nawet po miesiącu o zaistnienia takiej sytuacji.

Dlaczego kurier nie zgłasza zastrzeżeń podczas odbioru przesyłki od nadawcy?

Kurier realizując zlecenie odbioru przeważnie nie ma informacji o dokładnych wymiarach czy dokładnej wadze przesyłki, a jedynie adres odbioru i ewentualnie liczbę i rodzaj przesyłek. Ponadto nawet jeżeli takie informacje znajdowałyby się na etykiecie i kurier zauważy niewielką różnicę, to z jego (kuriera) punktu widzenia zgłaszanie zastrzeżeń mija się z celem, ponieważ po pierwsze paczka i tak prawdopodobnie i z dużo większą dokładnością zostanie zweryfikowana w magazynie lub sortowni. Po drugie zgłoszenie zastrzeżeń czy wręcz odmowa odbioru takiej przesyłki spowoduje, że kurier wykona tzw. pusty podjazd i nie ze swojej winy nie zrealizuje zlecenia.

Jak uniknąć dopłat?

Przede wszystkim należy starannie zmierzyć paczkę i rzetelnie podać dane podczas składania zamówienia. To samo dotyczy określenia wagi rzeczywistej oraz opakowania - w szczególności jego kształtu i rodzaju. Należy pamiętać o tym, że z pozoru niewielkie różnice mogą zupełnie zmienić sposób kwalifikacji usługi i sposobu jej wyceny. Np. przy długości boku 120 - 121 cm, ten jeden dodatkowy centymetr stanowiący mniej niż 1% i "na oko" niezauważalny, może spowodować, że przesyłka zostanie uznana za "niestandardową".